El momento más oportuno para institucionalizar una empresa

Por Juan Pablo Murrieta Rodríguez

Definir cuándo es el tiempo adecuado para llevar a cabo el proceso de institucionalización es muy importante: para una empresa familiar pequeña en proceso de consolidación, la institucionalización puede implicar un costo muy alto; en contraparte, una empresa que ha logrado alinear los intereses de la familia con los objetivos del negocio, necesita empezar a trabajar en la consolidación de una estructura organizacional adecuada y en un plan de sucesión.

Una empresa no puede depender por mucho tiempo de una sola persona y menos cuando ya no puede tener un control de sus procesos y su gente; esto sucede cuando la empresa crece de manera significativa y el tamaño la vuelve inoperable. Cuando se llega a esta situación, los procesos ocurren de forma desordenada y arbitraria, y las prioridades y toma de decisiones se orientan a responder a urgencias y no a una estrategia global bien definida. En este contexto, la institucionalización representa la solución para impulsar la alineación de todo el negocio.

Al elegir dar el paso hacia una operación y organización formal, el tema del control y presencia familiar en el negocio cobran aún más relevancia. Es por ello que la institucionalización debe apoyarse en un gobierno corporativo. Una administración eficaz a través de un gobierno corporativo evitará que las partes involucradas busquen disolver y repartir el negocio en caso de que surjan conflictos o malentendidos, los cuales son bastante comunes en negocios familiares y con crecimientos acelerados.

Esto no significa que una empresa familiar debe de pasar de la participación activa de la familia a la ausencia de familiares en la organización. Aunque la institucionalización busca aplicar un gobierno corporativo más diverso y profesional, es normal, incluso benéfico, que la familia o el grupo fundador mantenga un rol importante en la toma de decisiones y en la definición de estrategias.

Parte de una buena estrategia de institucionalización, está en saber definir los parámetros bajo los cuales los miembros puedan participar y seguir formando parte del negocio. No se trata de sólo reemplazar y rehacer, ya que el camino andado resulta fundamental para apalancar la renovación, se busca aplicar procesos adecuados y formales para que los miembros iniciales puedan seguir aportando, contribuyendo al crecimiento formal del negocio.

El gobierno corporativo tiene la función de llevar a cabo el seguimiento con los accionistas mediante juntas periódicas en tiempo y forma; se podrán definir las estrategias para el corto y largo plazo, los procesos formales con sus respectivos responsables y, además, se generará una plataforma para que los miembros iniciales y las siguientes generaciones conozcan sus responsabilidades, cómo ser parte del negocio y qué pueden hacer para contribuir a su éxito.

A través del proceso de institucionalización, la empresa podrá superar adversidades y logrará sentar las bases que le permitan asegurar su futuro, a la vez que protegen el patrimonio familiar.