Seguimiento y control de funciones y responsabilidades

Por Patricia Murrieta Cummings

Para optimizar la operación de la empresa con miras al logro de objetivos y metas, es indispensable el seguimiento y control de funciones y responsabilidades ya que nos permite identificar oportunamente las áreas o procesos que requieren ajuste.

Para que la estrategia de monitoreo y seguimiento sea efectiva es indispensable que cada colaborador tenga claras sus funciones, responsabilidades y metas; y a partir de éstas establecer los indicadores de desempeño.

Inicia por la definición de objetivos y metas

Los objetivos estratégicos establecen los logros que queremos obtener en un periodo determinado; son la guía, el punto al que queremos llegar, definen lo que es verdaderamente importante en la estrategia de la empresa.

Teniendo claros nuestros objetivos podemos aterrizar la estrategia en iniciativas y actividades concretas e involucrar a los responsables de las funciones prioritarias en su consecución. Dado lo anterior, establecer objetivos de manera adecuada resulta de vital importancia.

Un objetivo debe cumplir con cuatro características básicas: alcanzable y realista, temporalmente limitado, medible y específico.

 Identifica las funciones en tu cadena de valor

Una vez que hemos identificado los objetivos que queremos alcanzar, es importante determinar cuáles son las funciones y responsabilidades que se requieren cubrir en cada área de la empresa para poder llegar a la meta. En esta determinación habrá que analizar el comportamiento de la totalidad de las unidades en función de su interdependencia.

El seguimiento debe darse en los distintos niveles, es decir, operativo, directivo y estratégico, de tal manera que podamos llevar un control del impacto de las funciones y responsabilidades en el corto, mediano y largo plazo y realizar los ajustes necesarios desde distintas perspectivas: financiera, del cliente, de procesos y de aprendizaje.

Establece los indicadores de desempeño

Una vez que tenemos claro hacia dónde vamos y quién es el responsable de llevar a cabo cada actividad, necesitamos establecer señales que nos indiquen si vamos en la dirección correcta; es decir, indicadores de desempeño. Los indicadores permiten medir el cambio en una característica observable; un sistema de indicadores debe involucrar tanto los procesos operativos como los administrativos en una organización.

Los indicadores deben estar alineados con los objetivos y metas del negocio y calcularse de manera periódica con apoyo de sistemas de información. Es muy importante que sean conocidos y comprendidos por los colaboradores involucrados, así como por los responsables de la empresa, para que constituyan un apoyo en la toma de decisiones, al permitir identificar de manera oportuna ajustes requeridos para mejorar la gestión, al tiempo que deben ser flexibles para adaptarse a los cambios del contexto y de la empresa.

Recuerda que medimos para optimizar la operación y garantizar la mejora continua, utiliza la información que obtengas de manera oportuna para mejorar los procesos de tu empresa y alcanzar los resultados propuestos con impacto en la generación de valor.