¿Reunión de trabajo en Zoom? Conoce 10 consejos para utilizar esta app como un experto

La pandemia de COVID-19 provocó que las personas modificaran su forma de trabajar en todo el mundo, pues las medidas de restricción hicieron pensar en métodos como el trabajo a distancia o home office.

Ante esta adaptación las aplicaciones de videollamadas tienen una demanda sorprendente, tal es el caso de la aplicación Zoom, que se ha convertido en una de las herramientas más importantes para estar en contacto con nuestro equipo de trabajo, familia y amigos.

Para aprovechar todos los beneficios de la plataforma te compartimos 10 consejos para aprovechar al máximo esta aplicación.

1.- Mejora la imagen

Tener una imagen clara cuando estás en una junta de trabajo es importante. Mejorar la calidad también te permitirá aparecer con mejor aspecto.

Para lograr esta mejora debes entrar en la sección de Vídeo en la Configuración de Zoom. Entre todas las opciones de esta categoría, te interesan dos: “Habilitar HD” y “Retocar mi apariencia”.

https://www.youtube.com/watch?v=BbllhanXxXI

2.- Fondos virtuales

A veces necesitas hacer una videollamada pero por cualquier motivo no quieres que se vea lo que tienes detrás, por eso Zoom tiene una opción para cubrir aquello que hay detrás de ti.

En las opciones de Configuración de la aplicación hay una sección llamada Fondo virtual. Esta herramienta recortará tu imagen en directo y cubrirá el fondo con una imagen o con un vídeo.

Puedes usar uno de los fondos prediseñados, o añadir tú el que prefieras subiendo el archivo de imagen o vídeo desde tu ordenador.

3.- Usar el modo pizarra

Esta opción es de gran utilidad en cualquier junta. La configuración de la app permitirá que la pizarra sea visible para todas las personas presentes en la llamada.

Simplemente haz click en el botón de compartir pantalla, y entre las opciones disponibles aparecerá la de compartir una pizarra blanca. Junto a la pizarra aparecerán diversas herramientas con las que podrás dibujar y escribir.

Esta opción está disponible tanto en la versión de escritorio como en la app.

https://www.youtube.com/watch?v=rY6gamqx5UA

4.- Transcripciones de audio

Para activar esta opción tan solo debes ir a los ajustes de Grabaciones en la Nube.

Des esta forma, cada vez que grabes una videollamada, Zoom guardará en tu cuenta no solo el archivo de vídeo y audio, sino que además tendrás un archivo de texto con todo lo que se ha hablado.

Y si hay errores en la transcripción, puedes editar el texto manualmente para corregirlo.

5.- Salas de espera

Con las salas de espera, el organizador de una reunión controla totalmente quién puede unirse. Cada persona que intente entrar en la reunión tendrá que esperar en la sala de espera hasta que el organizador apruebe o rechace la solicitud.

Para usar esta opción, inicia sesión en la web de Zoom. En la sección de Configuración tendrás que habilitar la opción de Salas de espera. Una vez que hagas esto, podrás establecer salas de espera en cualquier reunión que organices.

https://www.youtube.com/watch?v=ySas2Rgi6yA

6.- Sincroniza las reuniones con Google Calendar

Siempre conviene tener las reuniones apuntadas en algún sitio, y es probable que uses alguna aplicación para organizarte. La mayoría tenemos cuentas de correo de Gmail, así que Google Calendar es una buena opción para ello.

Pero quizá no sepas que hay un complemento oficial para que tu cuenta de Google y de Zoom estén sincronizadas. Está disponible para descargar aquí, y te permite gestionar todas tus reuniones de Zoom desde Google Calendar.

7.- Salas para grupos dentro de la misma reunión

Las salas para grupos permiten que el administrador de la reunión divida a la gente en grupos, antes de que empiece la llamada o mientras dure la misma.

En cualquier momento de la reunión puedes dirigir a la gente a las salas de grupos, y cuando hayan terminado la conversación, se incorporarán de nuevo a la reunión general sin complicaciones.

Para habilitar esta opción tendrás que entrar en la sección de configuración en la página web de Zoom. Simplemente activa la opción de “Sala para grupos”, y una vez hecho esto tendrás la opción de crear grupos con diferentes participantes en cada reunión.

8.- Protege las reuniones con contraseña

Una de las formas más efectivas para evitar asistente no deseados pasa por establecer una contraseña para nuestra reunión. Las contraseñas se pueden establecer a nivel de reunión, usuario, grupo o cuenta individual para todas las sesiones.

Para hacerlo, primero tienes que iniciar sesión en el portal web de Zoom, dirígete a la pestaña “Configuración” y activar “Solicitar una contraseña al programar nuevas reuniones”. Todos los participantes requerirán la contraseña para unirse a la reunión.

https://www.youtube.com/watch?v=bUByP-L59dY

9.- Utiliza la vista de galería

Seguramente has visto capturas de pantalla de gente utilizando Zoom con la cara de todos los participantes en ella. Por defecto, el programa solo te muestra la cara de aquella persona que está hablando en aquel momento.

Para cambiarlo simplemente tendrás que hacer clic en la opción que verás en la esquina superior derecha de tu pantalla.

Puedes utilizar la vista de galería que te permitirá ver hasta 49 participantes a la vez (si hay más, estos se mostrarán en varias páginas).

10.- Desactiva tu micrófono y cámara de forma predeterminada

Esta opción te dará tiempo a prepararte y también evitarás interrumpir a aquellos que se han unido antes que tú.

Para ajustar tu micrófono, ve a ‘configuración’ y haz clic en la sección titulada ‘audio’. Allí, deberías encontrar la siguiente opción: ‘Siempre silenciar el micrófono al entrar a una reunión’.

Para ajustar la cámara, deberás ir también a ‘configuración’ y, en este caso, hacer clic en el apartado ‘vídeo’. Asegúrate de que la casilla a la izquierda de la opción ‘Apagar mi vídeo al entrar a una reunión’ está marcada.

JVR